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Rechnungen schreiben & kontrollieren

Wenn Sie eine Rechnung schreiben und an Ihren Kunden bzw. Auftraggeber schicken, erwarten Sie, dass die Rechnung schnell bezahlt wird. Schließlich brauchen Sie das Geld, um Ihre laufenden Kosten und Auslagen zu bezahlen. Das Problem ist nur: Nicht jeder Auftraggeber zahlt prompt.

Person füllt Formulare aus und benutzt  Taschenrechner, Colourbox.com
© Colourbox.com

Um das Risiko von Zahlungsverzögerungen oder gar kompletten -ausfällen zu verringern, beachten Sie folgende Punkte:








  • Rechnung zügig und mit allen notwendigen Angaben stellen
    Wenn Sie Ihre vereinbarte Leistung erbracht haben, zögern Sie nicht damit, unverzüglich Ihre Forderung in Rechnung zu stellen. Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie Ihre Rechnung richtig ausstellen. Jede Ungenauigkeit, jeder Fehler in Ihrer Rechnung kann von Ihrem Auftraggeber dazu genutzt werden, die Zahlung hinauszuschieben oder zu verweigern (siehe Link "Rechnungen richtig stellen").
  • Zahlungseingänge kontrollieren
    Stellen Sie anhand Ihrer Kontoauszüge oder Ihrer Buchführung fest, ob die Rechnungen bezahlt wurden.
  • Zahlungserinnerung und Mahnung an Kunden senden
    Ist das Zahlungsziel, das Sie Ihrem Auftraggeber in der Rechnung gesetzt haben, überschritten, schicken Sie Ihrem Auftraggeber zunächst eine Zahlungserinnerung. Reagiert er auch dann nicht, ziehen Sie am besten einen Anwalt hinzu, um ein Mahnschreiben zu verfassen (siehe Link "Forderungen durchsetzen").
  • Ggf. Factoring-Unternehmen beauftragen
    Wenn Sie immer wieder mit säumigen Auftraggebern zu tun haben, kann es sich lohnen, ein Factoring-Unternehmen einzuschalten. Das Factoring-Unternehmen zahlt den Rechnungsbetrag abzüglich einer Gebühr an Sie aus und treibt seinerseits alle Außenstände beim Schuldner eintreiben. Es übernimmt also die Forderungen, die Sie an Ihre Auftraggeber haben und zahlt Ihnen einen verminderten Rechnungsbetrag (im Voraus) aus. Einige Unternehmen bieten auch Factoring für Freiberufler und Kleinunternehmer an. Prüfen Sie aber vorab, ob Risiko und Aufwand durch säumige Auftraggeber tatsächlich so groß sind, dass sie die Gebühren an das Factoring-Unternehmen rechtfertigen.

Gut zu wissen:
Wenn Sie zum Beispiel von freien Mitarbeitern Rechnungen erhalten, sollten Sie darauf achten, dass diese alle Pflichtangaben enthalten. Anderenfalls können Sie beim Finanzamt keine Vorsteuer geltend machen.